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ANÁLISE DE DADOS R
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Técnicas gerais para detectar e prevenir erros, não intencionais S I
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ou premeditados, nos dados de uma organização A

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Drumond de Freitas E
Consultor EQUICONSULTE, SA
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As ferramentas de extracção e análise de dados per- N
mitem garantir e evidenciar a total integridade dos Exemplo: Numa análise de cartões de compras o T
dados em análise, de um modo rápido, eficiente e efi- analista tem imediatamente disponível as transac- A
caz. Permitem, assim, garantir a precisão de cálculo, ções de maior valor e de menor valor, valor médio das B
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a não existência de falhas de registos bem como a transacções, mês e dia da semana com maior nú- L
não existência de duplicação de registos, de forma in- mero de compras, valor médio das compras por tran- I
teractiva e rápida. Porém, a utilidade de qualquer uma sacção. D
das técnicas irá depender do tipo de análise de de- A
tecção de erros da investigação. A combinação de vá- D
rias técnicas será a maior parte das vezes a solução Filtros / Visualização de Critérios E
necessária para detecção dos eventuais erros gera-
dos na actividade. Os analistas devem ter conheci- O filtro isola os registos que satisfazem um critério E
mento das várias técnicas disponíveis e quais as imposto pelo analista. Após visualizar os registos o
mais adequadas e em que circunstâncias devem ser investigador pode estreitar a consulta aplicando F
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aplicadas em cada situação. novos critérios ainda mais restritivos ou aprofundar N
detalhes. Esta técnica foca a atenção do analista nas A
Perante milhões de transacções a maioria dos erros, transacções relevantes reduzindo o tempo de análise. N
mesmo aqueles de baixa complexidade, é de muito Ç
difícil detecção de forma manual. As ferramentas de Exemplo: A lista de transacções detalhadas das fac- A
extracção de dados e de emissão de relatórios são, turas do mês ‘06’ obtida da lista de transacções do 1º S
nesta perspectiva, ferramentas críticas na prevenção semestre. O filtro permite isolar as transacções do pe-
e detecção dos erros. Estes programas informáticos ríodo em análise colocando todas as restantes fora N.º
oferecem uma grande variedade de funcionalidades do foco da análise. 106
orientadas para perceber e analisar os dados. A
grande maioria destas técnicas é extraordinariamente
útil no dia-a-dia do analista e é também facilmente
aplicável na identificação de desperdícios e mesmo Expressões / Equações
fraude. As técnicas apresentadas nos parágrafos se-
guintes são baseadas nos utilitários da ferramenta Esta facilidade permite aplicar novas equações sobre
IDEA (Interactive Data Extraction Analisys) e darão valores chave ou testar relações lógicas para verifi-
uma breve visão sobre um alargado número de téc- car cálculos e relações internas da aplicação que
nicas de análise de dados. gera os dados. O analista pode confirmar os valores 9
utilizando uma expressão que recalcula as quantias
em análise assinalando os registos onde os valores
recalculados sejam diferentes dos valores armaze-
Análises Estatísticas nados na base de dados.

Obter, de forma expedita e rápida, informação esta- Exemplo: No teste sobre facturação o analista pode
tística sobre o universo de dados fornece uma visão multiplicar o preço unitário do item pela quantidade e J
global dos mesmos antes de iniciar a análise mais de- comparar o resultado com o valor debitado em cada u
talhada. Pode evidenciar anomalias em campos nu- linha da factura. h l
méricos, campos que contêm datas ou horas. Auxilia o
o analista a orientar o seu trabalho, planear novos
testes e obter indicação da materialidade envolvida. /
Esta funcionalidade informa sobre a média, desvio Detecção de falhas de sequência (gap)
padrão, total de valor absoluto, valores máximo e mí- S e
nimo, etc. para cada campo numérico, datas válidas e Este teste é de grande importância e permite a pes- t
inválidas, data mais cedo e mais tarde, itens em cada quisa de itens em falta numa série ou sequência. Se e
mês, itens em cada dia, dia mais comum, mês mais as transacções devem obedecer a uma determinada m
comum, etc. para cada campo do tipo data e final- ordem ou sequência esta técnica pode rapidamente b
mente horas válidas e inválidas, horas mais cedo e identificar falhas na sequência. Todas as transacções o r
mais tarde, hora mais comum, minuto mais comum, podem ser verificadas para garantir que todos os
segundo mais comum, número de registos antes e itens foram contabilizados ou registados. 2
depois do meio-dia, número de horas superiores e in- 0
feriores a 1 dia, etc. para cada campo do tipo hora. Exemplo: Números de factura em falta, números de 1
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